Panduan dan Contoh Email Bisnis Bahasa Inggris yang Bagus

Email Bisnis Bahasa Inggris. Menulis dan mengirim email merupakan bagian yang tak terelakkan dalam bisnis. Perlunya contoh email bahasa Inggris bisnis yang baik merupakan hal yang tidak bisa dielakkan karena saat ini menulis dan menerima email tidak hanya untuk korespondensi pribadi namun juga untuk keperluan bisnis. Lalu tahukah kamu struktur email bahasa Inggris yang tepat untuk atasan atau klien kamu? Buat kamu yang belum tahu,jangan khawatir! Simak panduan di bawah ini disertai etika email yang perlu kamu tau!

Panduan Struktur Menulis Email Bisnis Dalam Bahasa Inggris

Email bahasa Inggris bisnis memiliki struktur penulisan yang sama dengan surat, kamu perlu memperhatikan panjang kalimat,tanda baca dan bahasa yang sopan.

1. Penulisan Salam di Email Bisnis

Ada banyak variasi salam yang bisa kamu gunakan untuk mengawali email, tergantung dari tone yang ingin digunakan, apakah formal maupun informal, namun salam dalam email biasanya didahului dengan:

“Dear Mr. [Nama Penerima Email].

“Dear Sir/Madam” (digunakan jika kamu tidak tahu nama penerima email)

“Hello/Hi” (digunakan untuk tone yang lebih informal)

Bagaimana jika kamu ingin menulis email untuk banyak orang? Biasanya salam yang biasa digunakan:

“Dear All” (lebih formal)

“Hi everyone” (lebih informal)

2. Bagian Kalimat pembuka dalam Email Profesional

Dalam body email biasanya didahului dengan kalimat pembuka yang menyatakan maksud atau tujuan email tersebut, email bahasa inggris bisnis kerap bertujuan untuk klarifikasi mengenai poin yang kurang jelas dalam komunikasi sebelumnya, konfirmasi atau tindak lanjut suatu hal, ataupun pemberian informasi mengenai perkembangan terbaru atau hal-hal penting kepada penerima email.

Klarifikasi:

• “I hope this email finds you well. I’m writing to seek clarification regarding a point in our previous conversation…” (Saya harap email ini menemukan Anda dalam keadaan baik. Saya menulis untuk meminta klarifikasi mengenai suatu poin dalam percakapan kita sebelumnya…)

• “I’m writing to follow up on our meeting last week and to clarify a few points that were discussed...” (Saya menulis untuk menindaklanjuti pertemuan kita minggu lalu dan untuk mengklarifikasi beberapa poin yang dibahas…)

Konfirmasi atau Tindak Lanjut:

• “I’m writing to confirm our meeting scheduled for [date and time] at [location]…” (Saya menulis untuk mengkonfirmasi pertemuan kita yang dijadwalkan pada [tanggal dan waktu] di [lokasi]…)

• “I’m writing to follow up on our previous email regarding [topic]…” (Saya menulis untuk menindaklanjuti email kita sebelumnya mengenai [topik]…)

Pemberian Informasi:

• “I’m writing to inform you of some important developments regarding our project…” (Saya menulis untuk menginformasikan Anda tentang beberapa perkembangan penting terkait proyek kita…)

• “I’m writing to share some exciting news about our company…” (Saya menulis untuk membagikan beberapa berita menarik tentang perusahaan kita…)

3. Bagian Kalimat Penutup dalam Email

Setelah menuliskan kalimat pembuka, kamu juga perlu memperhatikan kalimat penutup dalam email bisnis bahasa Inggris, hal ini karena kalimat penutup merupakan bagian yang penting untuk menyatakan harapan kamu terhadap penerima email, menyampaikan rasa terima kasih atas waktu dan perhatian dan juga perlu memberikan kesan profesional kepada penerima email.

Contoh penutup email bahasa inggris bisnis untuk mendapatkan Balasan: 

• “I look forward to hearing from you.” (Saya menantikan kabar dari Anda)
• “Hope to hear from you soon.” (Semoga segera mendengar kabar dari Anda)

Contoh penutup email bahasa Inggris bisnis untuk menawarkan bantuan:

• “Do not hesitate to contact me if you need any assistance.” (Jangan ragu untuk menghubungi saya jika Anda memerlukan bantuan)
• “Let me know if you need anything else.” (Beri tahu saya jika Anda membutuhkan hal lain)

Contoh penutup email bahasa Inggris bisnis tanpa tindakan lanjutan:

• “Thank you for your help/assistance.” (Terima kasih atas bantuan/perhatian Anda)
• “Have a nice day/weekend.” (Semoga hari/akhir pekan Anda menyenangkan)

Sebagai catatan, ET Mates perlu menyesuaikan pilihan kalimat penutup dengan isi email dan kepada siapa email itu ditulis, kamu juga perlu memilih menggunakan bahasa yang sopan dan profesional. Hindari kalimat yang terlalu informal atau klise. 

4. Salam Penutup Email Bisnis Bahasa Inggris

Hal terakhir yaitu salam penutup kepada penerima email. Pilih frasa yang paling sesuai sebelum mengetikkan nama kamu.

• “Sincerely” (Jika kamu mengetahui nama penerima, Formal)

• “Kind/Best/Warm regards” (Formal, Paling umum digunakan)
• “Take care, Thank you, or Have a nice day” (Informal)

Kamu bisa mengecek lagi dan membaca ulang email sebelum menekan tombol Send, pastikan tidak ada typo, kesalahan grammar atau tanda baca atau penggunaan kata yang kurang baik. Kamu juga perlu memperhatikan etika mengirim email bisnis dalam poin-poin ini ya ET Mates!

1. Pastikan nama penerima sudah benar dan hanya dikirimkan hanya kepada orang yang perlu membaca. Perhatikan saat akan membalas email dan terdapat banyak penerima, tombol “Reply All” akan membuat semua orang akan menerima email, jadi pastikan kamu tidak salah ya!
2. Jangan lupa memasukkan lampiran file (attachment) sebelum kamu menekan tombol “Send”.
3. Hindari penggunaan huruf kapital karena akan terkesan kamu sedang berteriak dan penerima email menganggap kamu tidak sopan,
4. Buat email yang tidak terlalu singkat atau terlalu panjang, jadi pastikan email kamu jelas dan profesional.
5. Hal penting, terutama email bisnis, kamu harus memeriksa semuanya dengan cermat sehingga penerima email tidak akan berpikir jika kamu juga membuat kesalahan dalam pekerjaan kamu. Minta rekan kerja atau partner kamu membaca dan memeriksa sebelum kamu menekan tombol “Send”, ya ET Mates!