Surat penawaran merupakan komponen penting dalam dunia bisnis, baik untuk meningkatkan kerjasama maupun memperkenalkan produk atau layanan baru kepada klien. Surat ini memiliki peran dalam menjembatani komunikasi antara perusahaan dengan pelanggan atau mitra potensial. Dalam konteks internasional, seringkali kita diharuskan menyusun surat penawaran dalam bahasa Inggris. Nah, bagaimana sebenarnya cara membuat surat penawaran dalam bahasa Inggris yang baik dan benar?
Apa Itu Surat Penawaran?
Pada dasarnya, surat penawaran adalah dokumen formal yang digunakan oleh perusahaan atau individu untuk menawarkan produk, layanan, atau kerjasama bisnis kepada pihak lain. Surat ini harus jelas, terstruktur, dan disampaikan dengan cara yang profesional agar dapat meyakinkan penerima untuk mengambil tawaran yang diajukan.
Tulisan yang jelas dan mudah dipahami menjadi kunci dalam penulisan surat penawaran. Tidak hanya itu, tetapi memahami struktur dasar dari dokumen ini juga merupakan langkah penting yang tidak boleh diabaikan. Surat penawaran yang baik tidak hanya memberikan informasi tetapi juga mempengaruhi penerima untuk mengambil tindakan.
Struktur Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris Bisnis
Berikut adalah struktur umum yang perlu Anda ikuti saat menulis surat penawaran dalam bahasa Inggris:
- Header
- Nama, Alamat, dan Nomor Kontak Pengirim
- Tanggal Penulisan
- Nama dan Alamat Penerima
- Opening
- Salam Pembuka (Contoh: “Dear Mr./Ms. [Name]”)
- Header
- Introduction
- Perkenalan singkat tentang perusahaan atau diri Anda
- Menyebutkan alasan penulisan surat
- Body
- Penjelasan mengenai produk/layanan/kerjasama yang ditawarkan
- Keuntungan dan keunggulan dari tawaran tersebut
- Terms and Conditions (syarat dan ketentuan, jika ada)
- Closing
- Ungkapan harapan untuk mendapatkan respon positif
- Terima kasih atas perhatian penerima
- Signature
- Salam penutup (Contoh: “Sincerely,” “Best regards,”)
- Nama dan Jabatan Anda
- Tanda tangan (untuk surat fisik)
Tips Menulis Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris
Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas
Pastikan kalimat yang digunakan tidak bertele-tele dan langsung ke inti pembicaraan. Pembaca akan lebih mudah memahami isi surat jika menggunakan bahasa yang sederhana dan tidak berbelit-belit.
Sertakan Informasi yang Relevan
Tuliskan semua informasi yang mendukung argumen Anda sehingga penerima dapat memahami manfaat dari penawaran yang diberikan. Misalnya, jika Anda menawarkan produk baru, sertakan detail teknis dan keunggulannya.
Letakkan Diri Anda sebagai Solusi
Cobalah untuk menjelaskan bagaimana produk atau layanan Anda dapat menjadi solusi atas permasalahan yang dihadapi oleh penerima surat.
Gunakan Nada Profesional
Mengingat ini adalah surat bisnis, pertahankan nada profesional di seluruh surat dan hindari penggunaan bahasa gaul atau tidak formal.
Periksa Kalimat dan Ejaan
Kesalahan ejaan atau tata bahasa bisa mengurangi kepercayaan penerima terhadap profesionalisme perusahaan Anda. Jadi, pastikan untuk memeriksanya sebelum mengirimkan surat.
Baca Juga : Panduan Lengkap Menulis Surat Formal dalam Bahasa Inggris
Contoh Surat Penawaran dalam Bahasa Inggris
Untuk memperjelas bagaimana penempatan kata dan struktur dalam surat penawaran, berikut adalah contoh yang dapat Anda ambil sebagai referensi:
Contoh 1: Surat Penawaran Produk Elektronik
Elektronik Terdepan
Jl. Merdeka No. 99
Jakarta, Indonesia
Telp: (021) 123-4567
August 8, 2025
Sukses Selalu
Jl. Kebon Jeruk No. 123
Jakarta, Indonesia
Dear [Recipient Name],
I hope this message finds you well. At PT. Elektronik Terdepan, we specialize in providing top-tier electronic appliances that can enhance everyday living and improve productivity in work environments.
We are pleased to introduce our new line of energy-efficient air conditioners, which provide powerful performance while minimizing electricity consumption—a perfect fit for today’s eco-conscious businesses.
We would like to offer you an exclusive discount of 20% on all purchases made before the end of this quarter. Additionally, we offer free installation services for orders within Jakarta.
Please find our catalog attached and contact us at (021) 123-4567 or via email at sales@elektronterdepan.com for inquiries or to place an order. Thank you for considering our products.
Sincerely,
Rahmat Wilantara
Sales Director
PT. Elektronik Terdepan
Contoh 2: Surat Penawaran Jasa Konsultasi
Konsultindo Hebat
Jl. Pembangunan No. 45
Bandung, Indonesia
Telp: (022) 789-0123
August 8, 2025
Kreatif Inovasi
Jl. Asia Afrika No. 67
Bandung, Indonesia
Dear [Recipient Name],
Warm greetings from PT. Konsultindo Hebat. We are a leader in business consulting services, committed to delivering strategic insights and actionable solutions to help your company excel in the competitive business landscape.
We understand the unique challenges faced by companies in your industry and would like to extend our comprehensive consultancy solutions that are tailored to enhance your operational efficiency and foster growth.
To celebrate our new partnership with global strategic firm Initiative Partners, we are offering a complimentary first consultation session for all new clients acquired this month.
I would be happy to discuss how our services can benefit PT. Kreatif Inovasi. Please contact us at (022) 789-0123 or info@konsultindohebat.com to schedule a meeting at your convenience.
Sincerely,
Andi Santoso
Chief Consultant
PT. Konsultindo Hebat
Contoh 3: Surat Penawaran Produk Kesehatan
Sehat Selalu
Jl. Sudirman No. 88
Surabaya, Indonesia
Telp: (031) 456-7890
August 8, 2025
Aktif Berjaya
Jl. Basuki Rahmat No. 90
Surabaya, Indonesia
Dear [Recipient Name],
At PT. Sehat Selalu, our mission is to promote superior health and wellness through our innovative range of health supplements. We take pride in offering products that are backed by extensive research and world-class quality.
We are excited to offer PT. Aktif Berjaya our special package of immune-boosting supplements. This package includes a full range of vitamins and minerals designed to support overall health, available at a 15% introductory discount.
Furthermore, orders placed by the end of this month will be eligible for a free consultation with our nutritionist via video call.
Please feel free to reach out to us at (031) 456-7890 or sehat@sehatdelalu.com if you have any questions or would like to place an order.
We look forward to nurturing a productive relationship with PT. Aktif Berjaya.
Sincerely,
Mira Kusuma
Marketing Manager
PT. Sehat Selalu
