Menulis surat formal dalam bahasa Inggris adalah keterampilan yang sangat bermanfaat, terutama dalam konteks pekerjaan maupun urusan resmi lainnya. Surat formal biasanya dipakai untuk berkomunikasi dengan institusi, perusahaan, atau individu dengan keperluan resmi. Surat ini harus ditulis dengan tata bahasa yang baik dan struktur yang teratur agar maksud dan tujuan dapat disampaikan dengan jelas. Ingin tahu bagaimana cara menulis surat formal dalam bahasa Inggris yang baik? Yuk, simak panduan berikut ini.
Apa Itu Surat Formal?
Surat formal adalah komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan pesan secara resmi. Surat ini berbeda dengan surat non-formal yang lebih bersifat pribadi dan santai. Di dalam surat formal, aturan penulisan cenderung lebih kaku dan mengikuti standar tertentu agar pesan yang disampaikan diterima secara jelas dan profesional.
Struktur Surat Formal Dalam Bahasa Inggris
Surat formal memerlukan struktur yang tertib. Berikut adalah elemen-elemen utama yang harus ada dalam sebuah surat formal bahasa Inggris:
Alamat Pengirim dan Tanggal
Alamat lengkap pengirim biasanya ditempatkan di bagian kanan atas surat. Di bawah alamat, tuliskan tanggal penulisan surat.
Alamat Penerima
Setelah menuliskan alamat dan tanggal, berikutnya adalah alamat penerima yang ditulis di sebelah kiri, sedikit lebih ke bawah dari tanggal. Cantumkan nama penerima, posisi, nama perusahaan atau organisasi, dan alamat lengkap.
Salam Pembuka
Salam pembuka dalam surat formal harus sopan dan sesuai dengan siapa Anda menulis. Contohnya, gunakan “Dear Mr. Smith,” jika Anda tahu siapa penerimanya. Namun jika tidak tahu, gunakan “Dear Sir/Madam,”.
Bagian Pembuka
Pada paragraf pertama, masuklah dengan cepat ke tujuan utama Anda menulis surat. Jabarkan siapa Anda (jika perlu) dan alasan Anda menulis.
Bagian Isi
Di bagian ini, rincikan maksud dan tujuan surat Anda dengan jelas dan padat. Gunakan bahasa yang formal, tetapi hindari istilah yang terlalu kaku atau rumit. Paragraf harus saling berkaitan dan mengalir dengan logis.
Bagian Penutup
Paragraf terakhir harus merangkum point utama Anda. Jangan lupa ucapkan terima kasih kepada penerima atas waktu dan perhatiannya. Anda mungkin juga ingin menyarankan langkah selanjutnya atau mengundang diskusi lebih lanjut.
Salam Penutup
Untuk mengakhiri surat Anda, gunakan penutup formal seperti “Yours sincerely,” jika Anda mengetahui nama penerimanya. Jika tidak, gunakan “Yours faithfully,” disertai tanda tangan dan nama lengkap Anda.
Tips Menulis Surat Formal dalam Bahasa Inggris
Penggunaan Bahasa
Jaga bahasa Anda agar tetap profesional dan sopan. Hindari penggunaan slang atau bahasa gaul yang tidak sesuai.
Cek Tata Bahasa dan Ejaan
Surat formal yang baik harus bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan. Pastikan untuk memeriksa kembali surat Anda atau gunakan bantuan perangkat lunak pengecek ejaan dan tata bahasa.
Jaga Singkat dan Jelas
Surat formal harus ringkas tapi informatif. Hindari paragraf yang panjang yang bisa membingungkan pembaca. Fokus pada poin utama dan jaga agar setiap kalimat substansial dan relevan.
Format dan Tampilan
Gunakan format surat yang rapi dengan jarak baris dan margin yang tepat. Gunakan font yang mudah dibaca seperti Times New Roman atau Arial ukuran 12.
Konfirmasi Informasi
Pastikan setiap informasi yang Anda tulis akurat, termasuk nama, alamat, dan gelar penerima. Sebelum mengirim, periksa semua informasi untuk memastikan keakuratannya.
Contoh Surat Formal Dalam Bahasa Inggris
Berikut adalah contoh sederhana surat formal dalam bahasa Inggris:
[Your Address]
[City, Zip Code]
[Date]
[Receiver’s Name]
[Company/Organization Name]
[Company Address]
[City, Zip Code]
Dear Mr./Ms. [Receiver’s Last Name],
I hope this letter finds you well. My name is [Your Name], and I am the [Your Position] at [Your Company’s Name]. We are continually seeking innovative ways to improve and expand our services, which is why I am reaching out to explore potential collaboration opportunities between our companies.
Our team at [Your Company’s Name] has been impressed with your achievements, particularly in [Mention Specific Area]. We believe that by combining our expertise and resources, we could bring significant value to both our clientele and our respective industries.
We are particularly interested in collaborating on [Briefly Describe the Project or Idea], which we believe aligns with your company’s mission and goals. We are open to discussing any ideas you might have as well, to ensure a mutually beneficial partnership.
Could we schedule a meeting to discuss this proposal in greater detail? We are very eager to explore the possibility of working together and are confident that it will be a fruitful endeavor.
Thank you for considering this opportunity. I look forward to your positive response.
Yours sincerely,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company’s Name]
[Your Contact Information]
Menulis surat formal dalam bahasa Inggris memang menuntut ketelitian dan keahlian khusus, namun dengan latihan dan pemahaman akan strukturnya, Anda bisa menulis surat formal yang efektif dan profesional. Jangan lupa, kunci dari surat formal yang baik adalah penyampaian yang jelas, sopan, dan berbobot.
Siap Hadapi Dunia Kerja Dengan Belajar Bahasa Inggris Bisnis Bersama English Today
Jika Anda merasa perlu untuk meningkatkan keterampilan bahasa Inggris Anda agar lebih percaya diri dalam menulis surat formal maupun berkomunikasi secara profesional lainnya, mengapa tidak mempertimbangkan untuk bergabung dengan English Today? Sebagai Lembaga Pelatihan Bahasa Inggris Profesional, English Today telah membantu lebih dari 70.000 siswa untuk meningkatkan kemampuan bahasa Inggris mereka secara signifikan, yang berdampak positif pada karir dan pekerjaan mereka.
Dengan metode belajar bahasa Inggris yang revolusioner dan efektif, serta didukung oleh lebih dari 50 pengajar dan tutor bersertifikasi, kompeten, dan berpengalaman, Anda dapat menghadapi dunia kerja dengan percaya diri. Jadi, apakah Anda siap untuk meng-upgrade skill bahasa Inggris Anda dan meraih peluang karir yang lebih baik? Bergabunglah dengan English Today dan rasakan perbedaannya!
