Berbicara melalui telepon dengan lancar dan profesional dalam bahasa Inggris adalah keterampilan yang sangat penting dalam dunia bisnis. Mengapa demikian? Sebab, dalam lingkungan bisnis yang global seperti sekarang, kita sangat sering berinteraksi dengan klien atau rekan kerja dari berbagai negara. Berbicara secara langsung mungkin lebih mudah, karena kita bisa melihat ekspresi lawan bicara. Namun, percakapan melalui telepon memiliki tantangan tersendiri. Di sini, kita tidak bisa melihat lawan bicara, dan oleh karena itu, kita harus mampu menyesuaikan gaya komunikasi kita agar tetap efektif.
Adanya kebutuhan untuk bisa berkomunikasi dengan efektif lewat telepon dalam bahasa Inggris adalah hal yang umum saat ini, terutama di dunia bisnis. Lalu, bagaimana caranya agar kita bisa berbicara dengan lancar dan percaya diri? Yuk, kita bahas beberapa tips berikut yang bisa membantu Anda dalam percakapan telepon untuk keperluan bisnis.
Tips Percakapan Telepon Bahasa Inggris untuk Bisnis
1. Mulai dengan Persiapan yang Matang
Sebelum melakukan atau menerima panggilan telepon bisnis, ada baiknya Anda melakukan persiapan terlebih dahulu. Misalnya, siapkan poin-poin penting yang ingin Anda sampaikan atau pertanyaan yang ingin Anda ajukan. Jangan lupa juga untuk menyiapkan alat tulis untuk mencatat informasi penting selama percakapan berlangsung. Persiapan yang matang akan membuat Anda lebih percaya diri dan terkesan profesional.
2. Penggunaan Frasa Pembuka dan Penutup yang Tepat
Ketika memulai percakapan telepon, sangat penting untuk memperkenalkan diri Anda dengan baik. Anda bisa menggunakan frasa seperti:
- “Good morning/afternoon/evening, this is [Your Name] from [Your Company]. How can I help you?”
- “Hello, this is [Your Name]. May I speak to [Recipient’s Name]?”
Ketika mengakhiri percakapan, gunakan frasa penutup yang sopan, seperti:
- “Thank you for your time. I look forward to our next conversation.”
- “It was great speaking with you. Have a nice day!”
Penggunaan frasa pembuka dan penutup yang tepat dapat memberikan kesan sopan dan profesional.
3. Jaga Intonasi dan Kecepatan Bicara
Salah satu hal penting dalam berkomunikasi melalui telepon adalah menjaga intonasi dan kecepatan bicara. Bicara terlalu cepat akan membuat lawan bicara sulit memahami apa yang Anda katakan. Jadi, usahakan untuk berbicara dengan intonasi yang jelas dan kecepatan yang tepat. Jangan pernah ragu untuk meminta lawan bicara mengulangi jika Anda merasa tidak mendengar dengan jelas.
4. Mengatasi Kecanggungan dan Kesalahan
Tidak bisa dipungkiri bahwa terkadang percakapan telepon bisa terasa canggung, terutama jika Anda merasa gugup. Jika Anda melakukan kesalahan, sebaiknya Anda langsung mengakui dan memperbaiki dengan sopan. Sebagai contoh, “I’m sorry, what I meant to say was…” atau “Let me rephrase that.”
6. Senyum dan Bahasa Tubuh
Meskipun lawan bicara tidak bisa melihat Anda, jangan remehkan dampak dari senyuman ketika sedang bertelepon. Ketika Anda tersenyum, suara Anda akan terdengar lebih ramah dan bersemangat. Selain itu, meskipun percakapan dilakukan melalui telepon, tetaplah menjaga postur tubuh yang baik. Bahasa tubuh yang positif akan mempengaruhi cara Anda berbicara.
7. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Profesional
Usahakan untuk selalu menggunakan bahasa yang sopan dan profesional selama percakapan telepon. Hindari penggunaan slang atau bahasa gaul yang mungkin tidak dipahami oleh lawan bicara. Sebagai gantinya, gunakan frasa-frasa profesional yang sudah umum dipakai dalam dunia bisnis.
Contoh Bahasa Yang Kurang Sopan:
- “What do you want?”
- “Hold on a second.”
- “I can’t do that.”
Contoh Sopan dan Profesional:
- “How may I assist you?”
- “Could you please hold for a moment?”
- “I’m afraid that’s not possible, but let me find an alternative for you.”
Dengan menerapkan berbagai tips di atas, diharapkan Anda bisa meningkatkan keterampilan berkomunikasi di telepon dalam bahasa Inggris untuk keperluan bisnis. Siapa sangka, dengan latihan dan persiapan yang tepat, kita bisa lebih percaya diri dan tampil profesional di hadapan lawan bicara.
Baca Juga : Perbedaan Bahasa Inggris Bisnis vs. Bahasa Inggris Sehari-hari
Contoh Dialog Percakapan Telepon Dalam Bahasa Inggris Dalam Dunia Bisnis
Berikut adalah tiga contoh percakapan singkat dalam dunia bisnis lewat telepon dalam bahasa Inggris. Setiap percakapan menggambarkan situasi yang berbeda.
Situasi 1: Membuat Janji Pertemuan
- Receptionist: Good morning, ABC Corporation, how may I assist you?
- Caller: Good morning, this is Albert from XYZ Ltd. I would like to schedule a meeting with Mr. Ilham sometime next week.
- Receptionist: Certainly, Mr. Albert. May I know your preferred date and time?
- Caller: How about Wednesday at 2 PM?
- Receptionist: Let me check Mr. Ilham’s calendar. Yes, he is available at that time. I will schedule it right away.
- Caller: Great. Thank you for your assistance.
- Receptionist: You’re welcome, Mr. Albert. Have a great day!
Situasi 2: Menanyakan Status Proyek
- Employee: Hello, this is Sarah speaking from Project Management Team. May I speak with Komang Ayu, please?
- Project Lead: Hi Sarah, this is Komang. How can I help you?
- Employee: Hi Komang. I’m calling to ask about the status of the current project. Can you provide an update?
- Project Lead: Sure, we are on track and expecting to complete the next phase by end of this week.
- Employee: That sounds great. If there’s anything you need from my side, just let me know.
- Project Lead: Will do, Sarah. Thanks for checking in.
- Employee: Thank you, Komang. Have a good day!
Situasi 3: Mengajukan Keluhan Pelanggan
- Customer Service: Good afternoon, Customer Service Department, Lisa speaking. How may I assist you today?
- Customer: Hello Lisa, this is Putri. I’m calling to report an issue with my order that I received today.
- Customer Service: I’m sorry to hear that, Ms. Putri. Can you please provide more details about the issue?
- Customer: Yes, the order was incomplete. I ordered three items, but only two were delivered.
- Customer Service: I apologize for the inconvenience. Let me check the order details and get this sorted out for you.
- Customer: Thank you, I appreciate your help.
- Customer Service: You’re welcome, Ms. Putri. I’ll get back to you with a resolution soon.
- Customer: Thanks. Looking forward to your call.
Baca Juga : Perbedaan Bahasa Inggris Bisnis vs. Bahasa Inggris Sehari-hari
Kembangkan Skill Bahasa Inggris Anda Untuk Karir Yang Gemilang Bersama English Today
Siap untuk mengembangkan karir Anda ke tingkat yang lebih tinggi? Bersama English Today, kami dapat membantu Anda mencapainya. Dengan pengalaman mendampingi lebih dari 70.000 siswa meningkatkan kemampuan bahasa Inggris mereka, kami menawarkan metode belajar yang revolusioner dan efektif. Didukung oleh lebih dari 50 pengajar bersertifikasi dan berpengalaman, perjalanan belajar Anda akan menjadi lebih menyenangkan dan efektif. Bergabunglah dengan kami, dan tunjang karir Anda menuju kesuksesan bersama English Today!
