Menulis email dalam Bahasa Inggris mungkin tampak mudah bagi sebagian orang, tetapi sebenarnya banyak yang merasa ini merupakan tantangan tersendiri. Mengapa demikian? Karena ada perbedaan besar antara menulis email formal dalam Bahasa Inggris dan menggunakan Bahasa Inggris dalam percakapan sehari-hari. Selain itu, mengetahui contoh email untuk berbagai situasi juga sangat membantu. Mari kita bahas satu per satu mulai dari perbedaannya.
Perbedaan Bahasa Inggris untuk Email dengan Bahasa Inggris Sehari-Hari
Bahasa Inggris yang digunakan dalam email, terutama email formal, cenderung lebih terstruktur dan formal dibandingkan dengan bahasa Inggris sehari-hari. Kita perlu memperhatikan tata bahasa, penggunaan kata yang tepat, dan menggunakan salam pembuka serta penutup secara tepat. Dalam percakapan sehari-hari, bahasa Inggris yang digunakan mungkin lebih santai dan tidak terikat pada aturan formal seperti tata bahasa atau pemilihan kata yang yang lebih kasual.
Baca juga : 10 Contoh Cover Letter Dalam Bahasa Inggris Untuk Berbagai Posisi
Contoh Email Bahasa Inggris untuk Berbagai Situasi
Setelah memahami perbedaannya, berikut beberapa contoh email dalam Bahasa Inggris sesuai situasi yang berbeda-beda:
Email untuk Bertanya dalam Bahasa Inggris
Biasanya, ketika menulis email bertanya, pastikan untuk langsung pada tujuan dan menjaga nada yang ramah. Contohnya:
“Subject: Inquiry About Your Product
Dear Mr. Smith,
I hope this email finds you well. I am interested in learning more about your new product line and would appreciate it if you could provide more detailed information. Thank you for your time and I look forward to your response.
Best regards,
John Doe”
Email untuk Reminder dalam Bahasa Inggris
Email reminder bertujuan untuk mengingatkan seseorang tentang suatu tugas atau acara. Berikut contohnya:
“Subject: Reminder: Upcoming Deadline for Project Submission
Hi Jane,
Just a quick reminder that the deadline for our project submission is approaching this Friday. Let me know if you need any assistance.
Best,
Emily”
Email Kesimpulan Rapat / Minutes of Meeting dalam Bahasa Inggris
Setelah rapat, pada umumnya penting untuk mengirimkan notulen rapat. Berikut adalah contohnya:
“Subject: Minutes of Meeting – March 25, 2025
Dear SEO Team,
Please find attached the minutes of our meeting held on March 24, 2025. Please review and provide feedback, if any.
Thank you,
Arianto Hartanto”
Email Penolakan / Persetujuan dalam Bahasa Inggris
Kadang kita perlu menulis email untuk menyampaikan penolakan atau persetujuan. Berikut contohnya:
- Email Penolakan
“Subject: Application Status
Dear Mr. Andi,
Thank you for your interest in our company. After careful consideration, we regret to inform you that we have decided to move forward with other candidates at this time.
Thank you for your understanding.
Sincerely,
HR Department”
- Email Penerimaan / Persetujuan
“Subject: Application Status
Dear Mr. Andi,
I hope this message finds you well. We are pleased to inform you that after careful consideration, we would like to extend to you an offer to join our team at our company as a Head of Sales.
Your skills and experiences impressed our team, and we believe that you will be a valuable addition to our company. We look forward to seeing you contribute to our success and grow your career with us.
Please review the attached offer letter, which outlines the terms and conditions of your employment. If you agree with the terms, kindly sign the letter and return it by 26 February 2026. Should you have any questions, feel free to contact us.
Once again, congratulations, and we are excited to welcome you to our team!
Best regards,
Sincerely,
HR Department”
Email Permohonan Maaf dalam Bahasa Inggris
Jika melakukan kesalahan, penting untuk menyampaikan permohonan maaf dalam email. Contohnya:
“Subject: Apology for Missed Deadline
Dear Ms. Indira,
I apologize for not meeting the deadline for the report submission. I understand the importance of timeliness and assure you that I will make it a priority moving forward.
Thank you for your patience and understanding.
Best regards,
Michael Lazuardi”
Kesalahan Umum Ketika Menulis Email dalam Bahasa Inggris
Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang sering terjadi saat menulis email dalam Bahasa Inggris:
- Mengabaikan Salam Pembuka: Banyak yang langsung masuk ke pesan tanpa memberi salam, padahal ini penting untuk kesopanan.
- Ketidakcocokan Tingkat Formalitas: Menggunakan bahasa yang terlalu santai dalam situasi formal, atau sebaliknya, terlalu formal dalam konteks yang seharusnya santai.
- Kesalahan Ejaan dan Tata Bahasa: Salah ketik atau kesalahan gramatikal dapat mengurangi profesionalisme dan kredibilitas email.
- Isi yang Terlalu Panjang atau Berbelit-belit: Pesan yang tidak langsung pada intinya bisa membuat penerima bingung.
- Tidak Memperhatikan Struktur Email: Gagal memilah pesan menjadi paragraf yang teratur dapat membuat pesan sulit dibaca.
- Salam Penutup yang Kurang Tepat: Mengakhiri email tanpa menggunakan penutupan yang formal atau sesuai konteks.
- Penggunaan Alamat Email Tidak Resmi: Menggunakan alamat email yang tidak profesional atau mengandung nama panggilan yang tidak resmi.
- Tidak Memperhatikan Audiens: Menggunakan bahasa yang tidak sesuai dengan penerima email, misalnya bahasa teknis untuk seseorang yang tidak memiliki latar belakang teknis.
- Lupa Melampirkan File: Saat menyebutkan lampiran tetapi lupa untuk benar-benar melampirkannya.
- Waktu Pengiriman yang Tidak Tepat: Mengirim email pada waktu yang tidak wajar, seperti larut malam atau pada hari libur yang mungkin membuat penerima merasa terganggu.
Tips Menulis Email dalam Bahasa Inggris Dengan Benar
- Gunakan salam pembuka yang tepat: Misalnya, “Dear Mr./Ms.” untuk email formal.
- Jaga kesopanan bahasa: Hindari bahasa kasar atau slang meskipun Anda sudah dekat dengan penerima.Contoh : jangan gunakan “Just wanted to ask you about…” tapi, gunakan kalimat yang lebih sopan seperti “I am writing to inquire about…”
- Singkat dan jelas: Pastikan pesan Anda langsung ke pokok permasalahan agar tidak membingungkan penerima.
- Proofreading: Selalu periksa kembali ejaan dan tata bahasa sebelum mengirim.
- Gunakan salam penutup: Contoh, “Best regards,” atau “Sincerely,” diikuti dengan nama Anda.
Baca Juga : 9 Tips Jitu Membuat Pitch Deck dalam Bahasa Inggris
Menulis email dalam bahasa Inggris bukanlah tugas yang mudah, tetapi dengan latihan dan mengetahui aturan dasar, Anda dapat menulis email dengan nyaman dan efektif untuk berbagai situasi. Selamat mencoba!
